Alle Unternehmen, Institutionen und Personen, die einer Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht unterliegen, müssen sich nach den Richtlinien der GoBD richten. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) stellt spezielle Anforderungen an die Finanzverwaltung beim Einsatz von IT-Systemen bei der Buchhaltung und bei sonstigen Aufzeichnungen von Geschäftsinformationen.
Die Verordnung gilt zusätzlich für alle Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchhaltung, beispielsweise für das eingesetzte Warenwirtschaftssystem. Eine manuelle Verwaltung sämtlicher digitalen Dokumente und Informationen ist aufwendig und kostet Zeit. Durch die händische Bearbeitung der Daten im Archiv durch eine oder mehrere Personen erhöht sich zudem die Gefahr, dass Fehler auftreten. Ohne ein systematisches Dokumentenmanagementsystem mit übersichtlicher Archivierung entstehen Ihnen langfristig wirtschaftliche Verluste.